Das Kontingent oder die Formular-Cloud
Das von PSC-Team Berlin entwickelte Konzept der "Kontingentverwaltung" ermöglicht den Austausch von Formularen zwischen verschiedenen Computern. Auch der zentrale Einkauf von Formularen im Unternehmen mit Zugriff von Mitarbeitern auf diese Formulare ist mit der Kontingentverwaltung möglich. Heute bezeichnet man Speicherplätze im Internet als Cloud (Wolke). Dieses Konzept hat Ratiofill bereits 1992 eingeführt.
Verwaltung von bezahlten Formularen auf dem Ratiofill-Server
Beim Kauf eines Formular wird auf dem Computer des Benutzers die Anzahl der bezahlten Formulare gespeichert.
Hat ein Benutzer im Unternehmen einen überschüssigen Formularvorrat, so kann er diesen auf andere Benutzer übertragen. Dies geschieht unter Verwendung der Kontingentverwaltung des Ratiofill-Servers.
Jeder Kunde verfügt über einen Speicherbereich auf dem Ratiofill-Server. Alle Mitarbeiter, die mit der gleichen Kundenkennung arbeiten, können über diesen Speicherplatz Formulare miteinander austauschen, da sie auf die gleiche Datenwolke zugreifen.
Vom Arbeitsplatz aus können in dieses Kunden-Cloud die gekauften Formulare (Zählerstände) übertragen werden, um sie dann von anderer Stelle kostenlos abzurufen.
Schon beim Einkauf kann entschieden werden, ob die Formulare auf dem Computer oder nur in der Cloud gespeichert werden sollen.
Formulare können jederzeit vom PC in doe Cloud übertragen werden. Verwenden Sie dazu die Funktion "Formulare mit Server abgleichen" oder die Taste [Umschalt][F3] .
Schutz gekaufter Formulare bei Datensicherung Ihres Computers
Sofern noch gekaufte Formulare auf dem PC vorhanden sind, müssen diese vor jeder Datensicherung in die Cloud (Benutzerkontingent)verschoben werden. Nur so ist sichergestellt, dass nach dem Rückspielen einer Datensicherung die korrekte gekaufte Anzahl von Formularen wieder hergestellt werden kann.
Ohne diese Vorsichtsmaßnahme sind die Kaufdaten auf dem PC nach einer Rücksicherung nicht mehr konsistent. Dies führt mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Verlust aller lokal gespeicherten Kaufinformationen.
Dieser Hinweis ist unbedingt zu beachten, da Formulare nicht ersetzt werden, die auf diese Weise zerstört wurden.
Auch Papierformulare können in des Benutzers Verantwortung zerstört werden, wenn sie nicht richtig behandelt werden. Auch in solchen Fällen leistet der Formularlieferant keinen Ersatz. Dies gilt im Fall von Datenrücksicherungen oder Manipulationsversuchen auch für die elektronischen Formulare von Ratiofill.
Ratiofill ab Version 2.5.xx
Das Kontrollzentrum für Formulare befindet sich rechts unten im Programm.Hier sehen Sie wieviele bezahlte Formulare sich an welchem Speicherort befinden. Es können nur die Formulare gedruckt werden, die sich auf dem PC befinden. Die Formulare, die sich im Kontingent befinden sind ebenso bereits bezahlt, liegen aber sicher auf unserem Server.
Sie sollten immer alle Formulare in das Kontinent übertragen, wenn Sie Datensicherungen durchführen, oder Ihren PC austauschen. Bezahlte Formulare bleiben Ihnen so erhalten.
Mit den Pfeiltasten können Sie die Formulare zwischen den Speicherorten verschieben. Ihr Passwort wird hierzu abgefragt, wenn Ihr Login nicht mehr aktiv ist. Die Dauer eines aktiven Logins können Sie unter Datei-Einstellungen ändern.
Mit Klick auf eine der Pfeiltasten wird in einem Menü abgefragt, wieviele Formulare Sie verschieben möchten:
Noch einfacher lassen sich Formulare verschieben, wenn Sie über der jeweiligen Pfeiltaste mit der rechten Maustaste klicken:Damit wird schnell die mögliche Zahl der Formulare (bis zu 9) angezeigt. Sind mehr Formulare verfügbar erscheint ein Menüpunkt wie z.B. "Alle 35 Formulare verschieben".
Hinweis zur Anzahl der Formulare im Kontingent:Die Anzahl der Formulare in einem Kontingent wird bei Programmende ebenfalls auf dem PC gespeichert. Bei Verwendung von Ratiofill mit mehreren Arbeitsplätzen, die auf das gleiche Kontingent zugreifen, kann bei Programmstart die angzeigte Anzahl von der tatsächlichen Anzahl auf dem Server abweichen. Eine Synchronisierung findet erst statt, wenn ein Zugriff auf den Ratiofill-Server erfolgt, da hierfür eine Passwortabfrage notwendig ist. das heißt, dass bei jeder Aktion, die Formulare verschiebt oder Formulare kauft eine Aktualisierung erfolgt.Wünschen Sie eine vorherige Aktualisierung, können Sie mit einem Rechtsklick auf die Kontingent-Zeile diese Aktualisierung veranlassen, ohne Formulare zu kaufen oder zu verschieben.
Für Ratiofill bis Version 2.4.xx
Der Bezug von Formularen aus der Cloud geschieht über den Einkaufswagen.
In der Kaufmaske sehen Sie, ob und wie viele Formulare noch im in der Cloud (Kontingent) sind und aus diesem kostenlos bezogen werden können. Beim Kauf von Formularen wird immer erst das Kontingent (kostenlos) verbraucht, bevor Formulare in Rechnung gestellt werden.
- Lieferung soll auf diesen PC erfolgen
Jeder Kauf wird auf den PC übertragen. Falls im Benutzerkontingent noch Formulare vorhanden sind, werden diese zuerst kostenlos abgerufen, da sie bereits früher bezahlt wurden. Werden mehr Formulare gekauft, als im Kontingent vorhanden sind, werden die überschüssigen Formulare in Rechung gestellt.
- Lieferung soll in mein Benutzerkontingent auf dem Ratiofill-Server erfolgen
Käufe mit dieser Einstellung erhöhen immer den Zählerstand des jeweiligen Formulars im Kontingent.
Auch wenn noch Formulare im Kontingent vorhanden sind, wird das Kontingent um neue, kostenpflichtige, Formulare erhöht. Ab Programmversion 2.4.0003 erfolgt in diesem Fall eine vorherige Sicherheitsabfrage.
